Utilizar plantillas es una de las mejores cosas que puedes hacer para mejorar tu productividad y ahorrar tiempo (pista, es una de las 7 técnicas productivas que recomiendo)
Pero las plantillas no solo las encontrarás en formato de tema para tu WordPress o en algún Market de recursos gráficos, sino que pueden ir más allá.
En este artículo voy a enseñarte a crear plantillas de estructuras de carpetas y documentos para tus proyectos recurrentes.
Para ello vas a necesitar una aplicación que me encanta, y que está disponible para Mac y para Windows, y además de ser gratuita te ayudará a ser mucho más rápido y eficiente con tus flujos de trabajo.
Se llama Post Haste, y sirve para crear plantillas de estructuras organizativas de carpetas y documentos.
Suena complicado pero es más fácil de utilizar y de entender de lo que parece, de hecho puede que llevases tiempo necesitándola y ni tan siquiera lo supieses.
Eso fue al menos lo que me pasó a mi.
Una vez descargada, instalada e iniciada la aplicación te encontrarás ante una pantalla como esta.
Como ves tiene dos pestañas principales:
- Una para crear un nuevo proyecto
- Y otra para gestionar plantillas
Vamos a empezar por esta última para que entiendas mejor el funcionamiento de Post Haste.
Como ves ya hay varias creadas por defecto.
Puedes seleccionar las que no te interesen y eliminarlas haciendo click sobre el botón de -.
Si vas a la plantilla de un diseño web, te encontrarás que ya existe una estructura de carpetas predefinida, y no solo eso, sino que estas carpetas ya tienen archivos en su interior.
Así que si utilizas esta plantilla, Post Haste creará una copia de todo esto que ves aquí donde tú le digas.
Lo único que tienes que tener en cuenta es que los archivos con el nombre [template]” se renombrarán con el nombre completo de tu proyecto, mientras que los que tengan un nombre fijo, como las carpetas o main.css, permanecerán invariables.
También puedes utilizar otros parámetros para nombrar los archivos como [client] o [project] para que los archivos tengan el nombre de una variable concreta.
Puedes crear tus propias plantillas haciendo click sobre el botón +, escribiendo un nombre, y arrastrando y soltando la estructura de carpetas y archivos al recuadro disponible.
Una vez tengas tus plantillas generadas te recomiendo hacer dos cosas.
La primera pensar si vas a utilizar una más a menudo que las otras, y de ser así, hacer click derecho sobre ella y seleccionarla como predefinida, esto te hará ahorrar unos segundos cada vez que quieras utilizarla ya que se seleccionará por defecto.
Si no quieres que se comporte de esta manera la plantilla que se seleccionará por defecto será la última que hayas utilizado.
La segunda cosa que debes hacer es ir a las preferencias de la aplicación, y cambiar la ubicación de las mismas a un mejor lugar, como la nube de Dropbox.
De esta forma las tendrás siempre almacenadas de forma segura y disponibles en cualquier equipo.
Hecho esto puedes comenzar a generar tus estructuras de proyecto rápidamente, basta con que vayas a la pestaña New Project, y elijas la plantilla que quieres utilizar, por ejemplo la del diseño web.
Como ves justo debajo hay una serie de parámetros que se utilizarán para definir el nombre del proyecto:
- El número (project number) aumentará automáticamente, así que si creas un proyecto con esta plantilla, la próxima vez que vuelvas a hacerlo aquí aparecerá automáticamente un dos.
- La fecha por supuesto, también se ajusta sola.
- El cliente y el nombre del proyecto tienes que definirlos tú.
- Puedes hacer lo mismo con el nombre del editor, aunque por defecto ya aparecerá uno predefinido (tu nombre de usuario)
Como ves estos parámetros están muy enfocados al mundo de la edición de vídeo, pero la verdad es que puedes adaptar la aplicación para utilizarla como a ti te venga en gana.
De hecho, si vuelves a las preferencias, y vas a la pestaña de parámetros, podrás eliminar o añadir todos los que tú quieras.
Como ves hay varias columnas:
- Title: puedes escribir cualquier cosa, es una referencia para ti.
- Los tipos de campo se entienden fácilmente, ya que puedes encontrar texto, números o números que se incrementan automáticamente, fechas, tu nombre de usuario, y listas, que son las más complicadas de entender, ya que para que funcionen tendrás que escribir los parámetros separados con comas en la columna de valor predefinido. Por ejemplo
item 1,item 2,item 3. - Si activas la casilla de historia se irán almacenando automáticamente los campos que rellenes, así por ejemplo si repites un cliente lo tendrás disponible en una lista que se creará automáticamente.
- Folder break servirá para crear niveles adicionales de carpetas, por ejemplo si lo aplicas a la fecha, a partir de ese parámetro se generará un nuevo nivel.
- “Use in path” servirá para incluir el parámetro en el nombre de la carpeta. Normalmente esta será la opción predefinida, pero quizá solamente quieres que algún parámetros se muestre en los archivos que estaban nombrados con la palabra
[template]y no en la carpeta contenedora. - “Locked” servirá para evitar que se modifiquen por error los parámetros que tienen un valor predefinido, como por ejemplo la fecha.
- “Cannot be empty” fuerza al usuario a escribir un valor en los campos que se encuentran vacíos antes de crear el proyecto. Esto puede ser útil ya que si un archivo de tu plantilla tiene el nombre
[project]y dejas dicha casilla vacía al crearse, el archivo en cuestión no se generará. - Unique ID es una función más compleja que no necesitarás tener en cuenta al nivel de trabajo que estoy explicando.
Con esto ya tendrías casi totalmente cubierta la creación de plantillas con Post Haste, tan solo te quedaría pasarte por la pestaña de Project en las preferencias y definir:
- Cómo quieres que se muestren las fechas,
- Y cuál quieres que sea el elemento que separa los parámetros, que por defecto es un guión bajo.
Para ganar todavía más agilidad con la aplicación también puedes definir una ruta específica donde siempre se generen los proyectos, por ejemplo en tu escritorio.
Desde la pestaña general, definir si quieres que Post Haste se cierre al crearse el proyecto, y que se abra la carpeta contenedora, de modo que puedas ponerte a trabajar casi de manera instantánea.
Como ves esta es una aplicación que bien configurada puede hacerte ahorrar mucho tiempo.
Yo la utilizo a menudo, por ejemplo siempre que voy a crear un nuevo vídeo para Youtube automáticamente cargo una plantilla de ScreenFlow, de una presentación en PowerPoint, y de una miniatura para el vídeo, algo que me ahorra mucho tiempo.
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Espero que esta entrada te haya resultado útil, si es así no olvides compartirla 🙂
Un fuerte abrazo,
Javi
